اگر بخواهیم مبحث تهیه و تنظیم دفاتر قانونی و تحریر آن را طبقه بندی کنیم سه مرحله ذیل را میتوان در نظر داشت:
- مرحله اول : تهیه و تنظیم دفاتر بر مبنای استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی.
- مرحله دوم : مشخصات قانونی در پلمپ دفاتر.
- مرحله سوم : تحریر و نوشتن دفاتر قانونی و رعایت نکات مربوطه جهت رد نشدن دفاتر.
تمامی اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول برای اثبات فعالیت هایشان باید از دفاتر قانونی استفاده کنند.
تراز محاسب فرتاک البرز، یکی از برترین مراکز آموزش نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم است که از استادان و متخصصان برجسته
در حوزه حسابداری و نرم افزارهای مالی استفاده می کند تا دوره هایی با محتویات کامل و با کیفیت برگزار کند.
نحوه درخواست دفاتر قانونی
ابتدا بایستی به سایت سازمان اسناد و املاک کشور مراجعه فرمایید و بعد میز خدمات الکترونیک >>> ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری >>> پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی انتخاب کرده و هفت مرحله را تکمیل www.ssaa.ir نمایید. در نهایت در قسمت تایید صحت اطلاعات ، متقاضی می بایست صحت اطلاعات خودراتایید نماید . .چنانچه صحت تمامی اطلاعات از طرف متقاضی مورد تایید واقع شد ، با استفاده از کلید “پذیرش نهایی” در پایین صفحه کلیه اطلاعات درخواست به سازمان ارسال خواهد شد.
در این مرحله لازم است مدارک مورد نیاز به همراه اظهارنامه پلمپ دفاتر و رسید پذیرش دریافتی را جهت ارسال به سازمان ثبت شرکت ها پست نمایید متقاضیان محترم دقت نمایند پس از ارسال مدارک از طریق اداره پست ، بایستی شماره بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست را از طریق مسیر پیگیری درخواست وارد نمایند و با استفاده از کلید “ارسال اطلاعات پستی” اطلاعات مربوط به ارسال مدارک به پست را ، به سازمان ثبت اسناد ارسال نمایند.و پس از گذشت 3 روز مجدد پیگیری نموده و چنانچه تب پرداخت هزینه های پلمپ نمایان شد می بایست بعد از چک کردن شماره پیگیری نهایتا ظرف 30 روز پس از تایید اظهار نامه نسبت به پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایید.
مشخصات پلمپ دفاتر قانونی
پلمپ دفاتر قبلا به این صورت بودکه تمامی صفحات با قیطان سفید به هم متصل وبا مهر سربی سازمان امور مالیاتی کشور پلمپ شده ولی امروز کمی رسمی تر و به وسیله یک قطعه ،که شماره روی آن بایستی با شماره بارکد موجود بر روی لیبل بخواند. اداره ثبت شرکت ها مشخصاتی از قبیل نام شخصیت(حقیقی یا حقوقی)، شماره شناسه ملی، شماره ثبت،شهر،تعداد جلد، تعداد صفحات هر دفتر، شماره و تاریخ پلمپ، بارکد ،به همراه مهر و امضاء سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر روی لیبل در ابتدا و انتهای هر دفتر درج می نماید.
تحریر دفاتر قانونی
طبق گزارشات اسناد حسابداری که معمولا از سیستم حسابداری دریافت میشود میتوان شروع به نوشتن دفاتر نمود، توجه شود که گزارش اسناد باید بر مبنای حساب ها از طبقه کل باشد،حساب کل اقلام صورت های مالی را تشکیل میدهد و در نوشتن دفاتر و گزارش گیری کاربرد دارد. شرکت های تجاری می توانند با ارائه نرم افزار حسابداری خود به اداره امور مالیاتی و دریافت مجوز به جای ثبت هر رویداد مالی در دفاتر خود اقدام به ثبت گردش عملیات مالی هر ماه در دفاتر قانونی خود نمایند.
در این روش در دفاتر قانونی فقط ۱۴ ثبت مالی صورت می گیرد ( سند افتتاحیه + ۱۲ ثبت گردش عملیات هر ماه + سند اختتامیه )
- ارائه نرم افزار نیز باید مانند پلمپ دفاتر قانونی در سال مالی قبل صورت گرفته باشد.
- بهتر است از خودکار مشکی که جوهر پس نمیدهد استفاده گردد .
- برای جمع ها از مداد استفاده گردد.
- اعداد و حروف باید فارسی باشند ونگارش اعداد از راست به چپ باشد .
- سال انجام معامله در اولین ردیف با استفاده از خط مورب نوشته میشود.
- در دفتر روزنامه،شماره روزنامه مربوط به شماره آرتیکل مالی میباشد و از شماره یک شروع شده و تا آخرین آرتیکل مالی به ترتیب شماره مسلسل ثبت می شود.بسیاری از همکاران به اشتباه شماره سند راثبت میکنند که اشتباه است و شماره کل شماره صفحه سرفصل مورد نظر در دفتر کل میباشد.
- در دفتر کل،شماره روزنامه، شماره صفحه سر فصل مورد نظر در دفتر روزنامه میباشد.
- دفاتر قانونی باید طوری تنظیم شوند که امکان تهیه ترازنامه و محاسبه سود زیان از اطلاعات وارده وجود داشته باشد.
- در هنگام نوشتن شرح دفتر روزنامه معمولا به شرح سند یا یک شرح خلاصه و برای دفتر کل معمولا عبارت نقل از دفتر روزنامه و یا به شرح دفتر روزنامه بسنده میشود.
- حساب بدهکار: عنوان حساب بدهکار بر روی همان خطی که شماره سند و تاریخ سند نوشته شده و از سمت راست ستون شرح و مبلغ آن نیز بر روی همان خط و در ستون بدهکار نوشته می شود .
- حساب بستانکار: عنوان حساب بستانکار در خط بعدی و با فاصله ی کمی از سمت راست ستون شرح و مبلغ آن نیز در همان خط و در ستون بستانکار نوشته می شود.
- اگر اشتباه و غلط املایی در دفاتر کل و روزنامه ایجاد شد با خط قرمز مورد مذکور را مشخص میکنیم یعنی خط خوردگی به گونه ای باید باشد که متن و مبلغ خط خورده بطور کامل مشخص و هیچگونه ابهامی برای خواننده نباید داشته باشد و سپس صحیح آن را با خودکار مشکی بالای آن درج مینماییم. همچنین تعداد مورد های خط خورده و اشتباه نباید زیاد و از حد متعارف تجاوز نماید.لازم به ذکر است میزان حد مجاز خط خوردگی ها بسته به حجم دفاتر و نظر سر ممیز متغیر می باشد.
- در دفتر کل ، شروع هر حساب جدید از صفحات فرد میباشد.
- اگر صفحاتی که برای دفتر کل اختصاص یافته کافی نباشد می توان نقل به صفحات آخر بزنید یا اگر تا آخر استفاده شده از صفحات بین دو حساب استفاده کنید و یا میتوان ظرف مدت دوماه نسبت به اخذ دفاتر جدید اقدام کنید
- در قسمت جمع سطور دو ردیف میباشد ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه با صفحه قبل میباشد.
- شماره رهگیری دفاتر روزنامه و کل در اظهار نامه مالیاتی ، شامل 19 رقم میباشد که همان 19 رقم اول بارکد روی لیبل میباشد و ادامه 19 رقم که 11 رقم میباشد شماره ی پلمپ امنیتی است.
توصیه میشود در رابطه با موضوع فوق الذکر ماده 95 قانون م م و همچنین آیین نامه اجرایی موضوع ماده 95 اصلاحی قانون مالیات های مستقیم به شماره 230761 مطالعه گردد.
